Как в несколько кликов мыши понять состояние дел с продуктивностью и эффективностью труда ваших сотрудников
Автор: Богдан Зык, руководитель группы аналитиков Solar addVisor
С увеличением количества подчиненных руководителю становится все тяжелее и тяжелее отслеживать продуктивность и эффективность труда каждого сотрудника, а поддержка хотя бы текущего уровня этих показателей становится настоящей болью. В попытке облегчить ситуацию руководитель начинает разбивать подчиненных на группы и выделять тимлидов. Тем не менее задача по отслеживанию показателей продуктивности и эффективности не исчезает. Она просто переходит на уровень контроля тимлидов. В этом случае решение проблемы видится в использовании специальных программных продуктов, которые в режиме реального времени способны предоставить объективную картину происходящего.
Основным ресурсом любого руководителя являются сотрудники. От продуктивности их работы, эффективности и вовлеченности зависит успешность как отдельных внутренних процессов, так и всей организации в целом. Роль руководителя – «подтолкнуть» сотрудника, дать ему в рамках зоны своей ответственности необходимые ресурсы и поднять мотивацию для выполнения задач и достижения поставленных целей. Звучит все это прекрасно, но на практике разбивается о загруженность руководителя как собственными задачами, так и о количество подчиненных, которыми нужно управлять. Дополнительную сложность представляет территориальное распределение сотрудников и их формат работы (особенно удаленка). В этом случае правильным и вполне оправданным решением со стороны руководителя становится использование специальных программных продуктов, автоматизирующих мониторинг эффективности сотрудников. Например, к таким относятся решения классов «Контроль рабочей активности» (User Activity Monitor, UAM), «Управление эффективностью предприятия» (Enterprise Performance Management, EPM), «Cистемы поддержки принятия решения» (Decision Support System, DSS) и проч. С помощью данных систем действительно можно в короткий срок собрать аналитику по сотрудникам в любых срезах. Но просто получить аналитику – это одно, а предоставить действительно полезную, позволяющую решить задачу – совершенно другое. Тут уже не каждая система подойдет!
Одним из программных продуктов, позволяющих оценить продуктивность и эффективность работы сотрудников, является Solar addVisor. Это система класса UAM отечественной разработки, которая анализирует данные об активности сотрудников за АРМ и предоставляет отчеты, что помогает руководителю понять, как его сотрудники соблюдают трудовую дисциплину, как они загружены, на что тратят свое рабочее время, каков их уровень выгорания и прогресс развития в должности. В свою очередь, это понимание позволит ему оценить уровень продуктивности и эффективности труда своих подчиненных. С этой целью в Solar addVisor реализован раздел «Продуктивность работы подразделения» (см. рисунок).
Рисунок. Продуктивность подразделения в интерфейсе Solar addVisor
Каждому приложению и веб-ресурсу, которыми пользуются сотрудники в компании, присваивается признак продуктивности. Если по роду деятельности сотрудник может использовать то или иное приложение или веб-ресурс, оно считается продуктивным, в остальных случаях – нейтральным или непродуктивным. На основании данного признака система рассчитывает следующие показатели:
- продуктивное время: время, затраченное сотрудниками на работу в приложениях и веб-ресурсах, имеющих признак «продуктивно»;
- непродуктивное время: время, затраченное сотрудниками на работу в приложениях и веб-ресурсах, имеющих признак «непродуктивно»;
- нейтральное время: время, затраченное сотрудниками на работу приложениях и веб-ресурсах, имеющих признак «нейтрально».
С помощью данного раздела руководитель может узнать, сколько времени за рабочей станицей было потрачено продуктивно, возрастает ли продуктивность использования рабочего времени или, наоборот, падает, какими инструментами пользуются сотрудники, все ли действительно заняты рабочей деятельностью. Благодаря этой информации руководитель может делать оперативные выводы о том, все ли в порядке с продуктивностью труда сотрудников и какие отвлекающие факторы мешают им работать эффективно.
Далее рассмотрим реальный сценарий использования Solar addVisor. С целью сохранения анонимности все имена и названия изменены.
Руководителю группы аналитики компании «Матроскин» Михаилу в определенный момент стали часто поступать жалобы о срывах сроков выполнения задач его сотрудниками. Такое случалось и раньше, но очень редко. Первым делом Михаил решил проверить загруженность сотрудников через Solar addVisor. В результате оказалось, что загрузка сотрудников находится в пределах нормы. Тогда Михаил решил проверить показатели продуктивности и обнаружил, что они тоже в норме, но сотрудники подозрительно много времени проводят за работой в текстовом редакторе. Он обсудил эту ситуацию с тимлидами, и выяснилось, что сотрудники ежедневно тратят по 6 часов на задачу по формированию спецификаций и используют для нее обычный ограниченный по функциональности для такого рода задач текстовый редактор. Михаил принял решение оптимизировать эту часть их деятельности. В итоге для сотрудников был закуплен специальный софт и проведено обучение. Проанализировав показатели группы через месяц, Михаил обнаружил, что скорость выполнения задач практически не выросла, из чего он сделал первый вывод: новый софт не помог. Чтобы подтвердить эту гипотезу, он вновь обратился к разделу «Продуктивность работы подразделения» системы Solar addVisor и заметил, что сотрудники по-прежнему в том же объеме обращаются к текстовому редактору, а новый софт практически никто не использует. После разговора с сотрудниками стало понятно, что они недостаточно освоили программу обучения и потому не до конца поняли, как использовать новое программное обеспечение, и по этой причине вернулись к тому, с чем лучше всего умеют работать. В итоге был проведен ряд дополнительных обучающих мероприятий и консультаций, результатом которых стал переход на новый софт, позволивший сократить трудозатраты в 6 раз.