Что такое профилирование и как оно помогает развивать бизнеса?
Успешное развитие компании — одно из главных направлений деятельности ее руководителя, где высокие результаты достигаются при использовании такого мощного инструмента, как профилирование персонала. Профилирование можно сравнить с компасом для лоцмана: прибор работает в любое время суток, точно указывает направление движения, может провести между мелями, спасти от столкновения со скалами и гибели корабля. Профилирование: что это такое, зачем нужно топ-менеджерам и владельцам бизнеса, какие проблемы способно решать? Будем разбираться вместе.
Формирование профиля
Большой набор информации о действиях сотрудника за компьютером в рабочее время служит основанием для построения профиля. Какие веб-ресурсы посещает конкретный специалист, какое время тратит на эти визиты, какие приложения, установленные на ПК, использует и как часто переключается между ними — только часть полезных сведений. Для оценки эффективности работы также важны, например, показатели фактического начала и окончания рабочего дня, количество и продолжительность перерывов. Если есть острое желание сэкономить, какую-то информацию можно собрать подручными средствами, установив одно из десятков дешевых или даже бесплатных приложений, например, фиксирующих движения компьютерной мыши или делающих снимки экрана компьютеров сотрудников в заданные промежутки времени. Но анализ огромных массивов такой информации ничего вам не даст для реального понимания, насколько эффективно работает персонал вашей компании. Для решения этой задачи потребуются более совершенные методы сбора и анализа данных, особенно если нужно получить не приблизительные, а точные результаты.
После сбора всего массива данных профили специалистов, работающих на одной или похожих должностях, накладываются друг на друга, чтобы сформировать профиль должности экономиста/юриста/программиста или другого профильного специалиста.
Сравнив каждый профиль должности с профилями всех сотрудников, работающих в компании в данной должности, топ-менеджер (директор по организационному развитию, HRD и др.) может оценить эффективность работы персонала, качество и своевременность решения поставленных задач. Анализ массива данных о работе специалистов выявит профили с положительными и/или отрицательными отклонениями. Какой-то работник окажется более эффективным или, наоборот, отстающим по тем или иным рабочим показателям. Если проанализировать деятельность таких работников, то из их навыков и умений (использование определенного инструментария, soft skills и т.п.) можно понять, что именно помогает лучшим быть продуктивнее остальных и что надо подтянуть отстающим для повышения эффективности.
Современные аналитические системы с инструментами профилирования можно настроить на сбор объективных данных, которые будут показывать эффективность специалистов на основе десятков методик оценки персонала. Как пример — использование широко известного метода анализа “360 градусов”.
В основе профилирования лежит снятие среза аналитических сведений (скользящее среднее или сумма таких показателей за определенный временной промежуток), например, еженедельный сбор или 1-2 раза в месяц (размер окна зависит от исследуемых факторов).
Например, для определения среднесуточного рабочего времени сотрудника собирают информацию за недельный срок. Чтобы понять, какие компьютерные программы являются профильными для сотрудника, потребуется информация об активности специалистов за три недели из-за не столь частой смены программного обеспечения.
После этого руководитель анализирует отклонения профилей сотрудников, занимающих одинаковую должность, от усредненного профиля этой должности. Отклонения от профиля должности могут показывать как недостаточную эффективность сотрудника (нет нужной квалификации, выполняет ненужную работу, недостаточно мотивирован и пр.), так и более высокую эффективность по сравнению с остальными коллегами. Профиль такого высокоэффективного сотрудника можно использовать как ориентир, чтобы повысить продуктивность остальной команды. Или же этот работник может принести компании больше пользы на вышестоящей должности.
Производители компьютерных программ используют сбор и анализ огромных массивов информации о действиях сотрудников за рабочими компьютерами более 5 лет для выпуска и поддержки решений, обеспечивающих информационную безопасность государственных, коммерческих структур. IT-сфера обогатилась огромными наработками, которые проверены временем и применением в крупных российских компаниях и предприятиях, работающих во всех отраслях. Накопленный опыт применяется руководителями бизнес-структур, чтобы отвечать на вызовы и решать различные задачи при работе с кадрами.
Задачи руководителей подразделений и специалистов по кадрам, решаемые с помощью профилирования
Допустим, используемая в компании ИТ-система позволяет руководителям или HR-специалистам видеть должностные профили сотрудников. В коллективе есть явно отстающие специалисты и лидеры, способные выполнять большее число задач, чем «средний» работник. Какие задачи можно решать с помощью такой информации?
Повышение эффективности специалистов и команды
Существует два направления для решения этой задачи. Во-первых, это выявление руководителем сотрудников с низкой эффективностью для того, чтобы поднять качества их труда до усредненного профиля должности.
Второе направление — работа с профилями наиболее успешных сотрудников. Анализ профильной информации позволяет выявить факторы, которые обеспечивают высокую производительность таких специалистов:
- наличие дополнительного образования/знаний, позволяющих эффективнее выполнять работу;
- использование новых инструментов – специализированных программ и приложений;
- более рациональное распределение времени для решения определенных задач и т.п.
Аналитическая работа по исследованию этих двух направлений дает руководителю и/или HR-департаменту представление о том, что нужно сделать для повышения эффективности менее подготовленных работников, а также повышения эффективности труда всего персонала до уровня лидеров. Такими мерами могут быть внедрение новых методик и подходов в работе, проведение дополнительного обучения для получения специалистами новых знаний или освоения нового инструментария, компьютерных программ.
По профилю лидера руководитель может ориентироваться в выборе метода повышения эффективности работы подразделения: какой инструмент выбрать, чтобы остальные сотрудники работали с такой же отдачей, чтобы их профили приблизились по показателям к целевому.
Профессиональное развитие персонала
При сравнении профилей отстающего и самого продуктивного сотрудника HR-менеджер видит разницу в составляющих элементах работы этих специалистов. Ориентируясь на полученные сведения, можно назначить недостаточно эффективному сотруднику ориентированные на него мероприятия по индивидуально разработанному плану роста. Работник может быть направлен на узкоспециализированные курсы, повышающие квалификацию или дающие конкретные знания, которых не хватает для нормальной работы. Таргетированное обучение получается более фокусным и менее затратным, чем общие обучающие курсы.
HR-департамент стремится к постоянному профессиональному развитию персонала. В большой компании нелегко определить, какому именно специалисту нужна поддержка в виде повышения квалификации или профильного обучения. Анализ данных профиля специалиста дает представление о ключевых навыках человека и используемых им рабочем инструментарии. Пользуясь этой информацией, HR предлагает работнику узкоспециализированную учебу.
Сведения о навыках и инструментах могут быть дополнены данными о поисковых запросах, когда работник ищет что-то в интернете при помощи поисковых систем. Например, аналитическое программное обеспечение показывает, что маркетолог использует облачный сервис “Google Презентации” и часто вводит поисковые запросы “как изменить диаграмму”, “как вставить видеоролик” и т.п. Следовательно, специалисту не хватает знаний по продуктам Google, он тратит ценное время на изучение функционала сервиса, т.е. проседает в продуктивности. Руководству необходимо отправить такого работника на соответствующие курсы по этому или похожим сервисам для решения аналогичных задач.
Резервирование кадров
Профили лидеров — хороший маркер, на который может ориентироваться руководитель бизнеса при выборе кандидатов на формирование кадрового резерва компании. Это самые подходящие кандидаты на роль руководящего состава.
Способ подбора — аналогичный тому, который используют для повышения эффективности: в качестве ориентира используют лидерский профиль как целевой и сравнивают с ним профильную информацию остальных сотрудников подразделения. Такой анализ выявляет, кого уже можно включить в кадровый резерв компании, а кому и в чем нужно немного подтянуться.
Предупреждение выгораний и прогнозирование увольнений
Решение этих двух задач часто связано, поскольку выгорание сотрудника в большинстве случаев приводит к его увольнению. Такую тенденцию можно отследить при помощи аналитической системы, которая обладает инструментарием профилирования сотрудников. Например, вместо того, чтобы работать в течение дня, специалист стал чаще задерживаться на рабочем месте, работать по выходным, праздничным дням, в вечернее или ночное время. Если руководителю известно, что специалист не трудится над каким-то глобальным заданием, сдачей годового отчета или решает другую временную объемную задачу, то такое поведение нужно принять во внимание и начать реагировать. Если проблему оставить на самотек, сотрудник быстро “выгорит” из-за переработок и задумается о смене места работы.
Работодатели часто сталкиваются и с обратными ситуациями. Например, специалист-трудоголик буквально живет работой: постоянно задерживается на рабочем месте, выдает высокие показатели по эффективности и т.п. И вдруг в какой-то момент его рабочий график начинает приближаться к нормальному, человек меньше общается с коллегами, смежными специалистами и экспертами. На такие тревожные сигналы нужно реагировать незамедлительно: скорее всего, работник уже «выгорел»..
Еще одной причиной такого поведения HR-менеджмент называет намерение сотрудника сменить работу. Скорее всего человек уже принял внутреннее решение об увольнение , просто еще не уведомил об этом своего руководителя и хочет доработать в компании несколько дней, недель или месяцев.
По информации в профиле специалиста такую ситуацию можно определить и принять меры по удержанию ценных специалистов: повысить заработную плату, предложить лучший социальный пакет, бонусы, новую должность, смену фронта работы или специальности, новый проект и т.д.
Использование профилей топ-менеджментом
Руководители высшего звена используют профилирование персонала как инструмент, организующий работу на уровне бизнес-структуры. Профили персонала показывают общую картинку, на котором видны разные подразделения компании. Первым большим направлением является распределение рабочих нагрузок между отделами и департаментами. Перераспределять нагрузку между явно перерабатывающими и недозагруженными подразделениями позволяют специальные инструменты, основанные на анализе показателей нагрузки за определенные отрезки времени. Профилирование персонала выявляет малоэффективных работников в разных командах.
Второй похожей задачей является выявление резерва эффективности труда компании в целом. С помощью профилирования топ-менеджер может определить количество недозагруженных сотрудников в компании, которых можно привлечь к работе над новым проектом. Обучение специалистов, работа которых недостаточно эффективна, позволит снять часть нагрузки с подразделений или работников, работающих с явной перегрузкой. Это и называется резервом эффективности.
Оптимизировать работу персонала можно за счет сокращения дублирующих должностей, выявленных при помощи профилирования. Часто в компании возникают ситуации, когда сотрудники, работающие на разных должностях или в разных подразделениях, выполняют одну и ту же функцию без необходимости.
Перспективы профилирования
Профилирование персонала при помощи автоматизированных аналитических систем имеет большие перспективы уже в недалеком будущем. Быстро развивающиеся информационные технологии, новые электронные коммуникационные каналы (мессенджеры, социальные медиа) обеспечивают облачные сервисы и программное обеспечение новыми источниками информации, на основе которых формируются и анализируются профили сотрудников. Новые сведения обогащают профили специалистов, делают аналитику более точной, аргументы для принятия решений по организации труда — более убедительными.
Механическое исполнение обязанностей на сегодняшний день — совсем не признак перспективного сотрудника. Гибкие навыки (так называемые soft skills) специалиста напрямую влияют на эффективность и качество выполняемой работы, и их тоже нужно учитывать при формировании профилей должностей.