Работа с продуктивностью сотрудников - мнение экспертов Ростелеком-Солар
Уже более года удаленка является для нас неотъемлемой частью жизни, но многие руководители всё ещё не оптимизировали контроль продуктивности труда удаленных сотрудников. Екатерина Данилина, руководитель направления в департаменте организационного развития «Ростелеком-Солар» делится инсайтами и решениями, которые успешно внедрили в компании.
Мы не переставали расширять штат сотрудников даже в непростой период пандемии, набирая не только экспертов отрасли, но и молодых специалистов. Главным ожиданием от новых сотрудников было максимально быстрое включение в рабочий процесс и выполнение задач, с минимальной потерей времени на обучение и акклиматизацию в новых условиях дистанционного труда.
Сфера информационной безопасности - быстрорастущая и очень конкурентная сфера, поэтому быстрое вливание сотрудников в рабочий процесс, оперативность и грамотность выполнения задач — ключевые показатели для достижения успеха.
Одним из основных ключевых параметров работы сотрудников, который необходимо анализировать является продуктивность. Однако на ручной анализ продуктивности потребуется слишком много времени руководителей. Поэтому мы решили внедрить специальное программное обеспечение, что позволило сократить временные затраты и оптимизировать процесс.
Открытый метод: определяем точки спада продуктивности
Продуктивность — это результаты работы, поделенные на затраченное время. В ходе анализа продуктивности было выявлено три ключевых фактора:
1. Усредненная продолжительность трудовой активности — показатели начала и завершения трудового дня
Снижение продуктивности и качества выполняемых работ, зачастую, происходит у сотрудников, с головой погруженных в работу. Это напрямую влияет на психологические и физические показатели сотрудника, что приводит к спаду активности и выгоранию. Руководителю следует быть внимательным и следить за нагрузкой отдельных сотрудников как при индивидуальной работе, так и при работе в команде. Нередко результаты такого анализа дают понимание, что требуется расширение штата или использования аутсорсинга для сохранения комфортного рабочего климата.
Важной частью процесса является отслеживание переработок сотрудников и доступных им по выработке отпускных дней. Здесь необходима грамотная работа отдела персонала и руководителя, которые своевременно выявят и предотвратят возможные перегрузки сотрудников, предоставив им необходимый отдых. К сожалению, нередко специалисты, с головой погруженные в процесс, переоценивают свои силы и возможности.
Часто продуктивность не увеличивается при росте количества времени, потраченного на работу, поскольку нарастает усталость. При этом на поверхности мы видим очень активную деятельность, много движений, но и много ошибок, ведущих к переделыванию заданий.
Сотрудник перегружен
Мы построили шкалу рабочего времени сотрудников, чтобы отслеживать «пожары» и помогать специалистам справляться с рабочей нагрузкой. Например, продолжительность рабочего времени одного из наших ведущих разработчиков на протяжении нескольких недель превышала адекватное количество рабочих часов. При этом видимых признаков происходящего не было, поскольку специалист работал в удаленном формате. Однако с помощью внедренного в компании программного обеспечения удалось понять, что сотрудник серьезно перерабатывает и ситуация сама по себе не улучшится. Руководитель вмешался и, оценив нагрузку внутри команды, предложил перераспределить задачи. Ему удалось снизить нагрузку на ключевого специалиста и предотвратить возможное выгорание. Если бы руководитель своевременно не обратил внимания на переработки, то мог бы потерять ценного сотрудника. А на нашем конкурентном рынке замену разработчику можно искать месяцами.
В этом смысле может быть показательна ситуация, когда человек длительное время перерабатывает, а потом перестраивается четко на рабочий график и в 18:00 выключает компьютер. Это может свидетельствовать о выгорании, потере интерес к текущим задачам и решении уйти из компании. Важно вовремя обратить внимание на подобные поведенческие аномалии, чтобы удержать сотрудника внутри компании: отправить его в отпуск, дать дополнительные ресурсы или пересмотреть круг его обязанностей.
Такой анализ можно делать и по подразделению в целом, смотреть в динамике, сравнивать с прошлыми периодами и аналогичными подразделениями.
2. Плотность рабочей нагрузки
С длительностью рабочего дня все понятно, но насколько активен сотрудник в течение дня? Ноутбук может быть включен, но это не означает, что сотрудник вдумчиво выполняет бизнес-задачи (как и не означает, что он их не выполняет). Концентрировать внимание только на работе весь день тяжело. Необходим перерыв на обед, чашку кофе или звонок другу, поэтому среди активного времени перерывы встречаются, это нормально. Важно понять, насколько это продолжительные периоды, а также насколько часто они происходят. Ведь на возвращение к продуктивности после переключения активностей требуется время. Возможно, следует помочь организовать работу так, чтобы перерывы давали только отдых, а не приводили к проблемам с последующим включением в работу.
Сотрудник в рабочее время выполняет сторонние проекты
Кейс: в нашем случае сотрудник выпадал из цифрового поля более чем на два часа практически ежедневно в течение длительного времени. Оказалось, часть времени он тратит на разработку личного проекта, что хорошо с точки зрения его профессионального развития, но плохо сказывается на продуктивности его работы в организации. Совместно с руководителем договорились о развитии сотрудника, которое учитывает и интересы работника, и интересы работодателя. План включал идеи из собственного проекта специалиста и стал частью его карьерного роста.
Возможны ситуации, когда сотрудник переключается из программы в программу, из приложения в приложение на протяжении всего дня, проводя в каждом из них непродолжительное время. Может, он старается охватить все, но при этом полноценно не вовлечен ни в одну задачу. Плотность рабочей загрузки и переключения с задачи на задачу могут дать информацию об уровне собственной организованности сотрудника, его вовлеченности. Но прежде чем делать выводы, нужно проанализировать характер работы сотрудника, предусматривает ли его деятельность задачи, требующие погруженности и сосредоточенности.
Аналогичным образом можно анализировать работу подразделения в целом. Это даст возможность оценить необходимость проведения обучения для сотрудников и руководителя в области тайм-менеджмента, постановки задач и приоритизации, а также договориться о правилах типа «помодоро» (работаем без перерыва по 25 минут, пять минут отдыхаем) или «смотрим почту не чаще трех раз в день».
3. Среднее время использования рекомендованных программ
Практически всех сотрудников внутри компании можно сгруппировать по определенному профилю — выполняемым функциям. У каждого профиля есть круг используемых для решения рабочих задач инструментов. Например, разработчики работают в системе Jira и пользуются Confluence, организационное развитие — Visio, Business Studio, дизайнеры — Adobe Illustrator. Продуктивность можно оценить по доле рабочего времени, которую сотрудник тратит на приложения, относящиеся к его должностным обязанностям и задачам.
Встречаются ситуации, когда сотрудник чаще обращается к инструментам, несвойственным его роли и задачам. Это может свидетельствовать о недостатке опыта работы с программой, неудобстве ее использования (если программа новая, а все еще доступны старые, более привычные программы) или же об интересе сотрудника к новым задачам.
Но не стоит торопиться с выводами, начать нужно с обсуждения с сотрудником задач, которые у него вызывают наибольший интерес.
Сотрудник использует не рекомендованное ПО
Кейс: рекомендуемый рабочий инструмент для одного из наших технических писателей-редактор Oxygen XML, который используется для создания и публикации документов. Линейный руководитель обратил внимание, что существенную часть времени каждый день сотрудник проводит не в рабочем приложении, как ожидалось, а проходит онлайн-курсы.
В ходе беседы с сотрудником удалось выяснить, в каком именно направлении ему интересно развиваться. Мы предложили сотруднику помощь в изучении интересующего его направления за счет компании при условии своевременного закрытия текущих задач, сформировали план развития и в течение полугода перевели специалиста на желаемую им должность. Инвестировать внутренние ресурсы в обучение сотрудника для компании оказалось выгоднее, чем нанимать нового человека с рынка на должность разработчика.
При анализе среднего времени использования приложений сотрудниками компании можно оценить целесообразность инвестиций в новые цифровые инструменты, насколько они прижились и активно используются.
Подход «от обратного»: составляем портрет продуктивного сотрудника
Большинство работодателей сосредоточены на поиске ответа, почему кто-то из команды наименее продуктивен, но ответ на вопрос, за счет чего кто-то другой работает продуктивнее, приносит не меньше пользы.
Для этого можно сравнить двух сотрудников одного профиля (или занимающих одну должность), один из которых выполняет ключевые показатели эффективности, а другой — не выполняет при прочих равных условиях. Будет полезно узнать, с какими инструментами и приложениями более успешный сотрудник чаще работает, сколько времени он проводит в них, как часто переключается между ресурсами, каково его время рабочей активности и другое. Возможно, совокупность этих показателей или один из них поможет найти те самые секреты продуктивности и тиражировать их на остальных сотрудников.
Мы используем подход data-driven, чтобы сделать сложные бизнес-процессы управляемыми, планирование ресурсов предсказуемым, а продуктивность измеряемой. Преимущество подхода в том, что измеримые данные можно использовать как в текущий момент времени для решения операционной задачи, так и в будущем благодаря уже накопленной аналитике. В частности, мы анализируем аномальное поведение в моменте, чтобы разобраться в его причинах до того, как ситуация может привести к негативным последствиям, а также в динамике, чтобы понять, как меняется поведение сотрудников под воздействием внешних факторов. Чаще всего на поверхности лежит простое решение, которое помогает избежать потерь, в том числе и ресурсных. Главное — вовремя его найти.